Integritet

Precis som du, är personuppgiftsskydd viktigt för oss och vi är måna om din personliga integritet. Vi använder flera verktyget för att säkerställa att vi alltid behandlar dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lag och vad du kan förvänta dig.
I samband med att du kommunicerar med oss förser du oss med vissa personuppgifter. Därutöver genereras viss information, inklusive personuppgifter, när du använder våra tjänster och produkter.

Denna Sekretesspolicy är tillämplig för varje person som delar personuppgifter, direkt eller indirekt med Copiax AB (”Copiax”, ”vi” eller ”oss”), genom användning av våra webbsidor eller tjänster, såsom Copiax Online, Assistenten PRO, Spinner, CopiApp, Copticon m.fl.

Copiax har sitt säte i Sverige och vi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

Vår adress är Ellipsvägen 10, 141 75, Kungens Kurva, Sverige och när det gäller frågor om personuppgiftsbehandling är du välkommen att kontakta oss på privacy@copiax.se

Nedan beskriver vi hur vi använder, lagrar och på annat sätt behandlar din information samt vilka rättigheter du har.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

De personuppgifter som vi samlar in om dig utgörs dels av Kunduppgifter, dels av så kallad användarinformation.

Kontaktuppgifter såsom namn, titel, e-postadress och telefonnummer.

Användarinformation t.ex. om du använder våra tjänster, ex. om du logga in på ett Copiax Online -konto. Sådan information kan inkludera IP-nummer, typ av enhet och webbläsare och även information om hur du interagerar med våra tjänster, exempelvis vilka funktioner du använder och vilka knappar du trycker på.

Annan information som vi mottager från dig genom din kontakt med oss

Vad används uppgifterna till?

Fullgöra avtal
Fullgöra rättslig skyldighet
Produkt/affärsutveckling
Riskhantering
Internigenkänning
Extern identifiering
Marknadsföring

Enligt gällande dataskyddsreglering får personuppgifter bara samlas in för ”särskilda, uttryckligt angivna och berättigande ändamål.” Personuppgifterna får sedan inte behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Dessutom måste man också ha stöd i dataskyddsreglering för att hantera personuppgifter, ett sådant stöd kallas för rättslig grund.
För att vi lagligen ska få behandla dina personuppgifter krävs det att någon av följande grunder är uppfylld:

1. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig,
2. behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som vi har (dvs om vi har en legal skyldighet att göra något enligt en annan lag),
3. Behandling är nödvändig för berättigande intressen hos Copiax och att dina intressen av skydd för dina personuppgifter inte väger tyngre (intresseavvägning), eller
4. i specifika fall, efter att du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen.

För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och produkter till dig behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med vilken rättslig grund vi gör detta.
Viss behandling kan kräva den rättsliga grunden samtycke. I sådana fall kommer vi att hämta in ditt samtycke för just den behandlingen innan sådan behandling påbörjas.

Tillhandahållande av produkter och tjänster
Ändamål: Vi behandlar dina personuppgifter i den omfattning det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som vår kund eller användare, för att vi ska kunna fullfölja vårt avtal med dig om leverans av produkter och tjänster. Vi behandlar även dina personuppgifter för vår administration och fakturering av produkterna och tjänsterna, för kreditupplysningsändamål, för att hantera reklamationer, för att hjälpa dig vid frågor om produkter, tjänst eller avtal när du kontaktar vår Kundservice samt i övrigt för att tillvarata våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter enligt vårt avtal med dig.
Rättslig grund: Fullgörande av ingångna avtal och rättslig skyldighet (Bokföringslagen) Den ovan beskrivna behandlingen är en förutsättning för att vi ska kunna tillhandahålla produkter och tjänster. Om vi inte kan utföra sådan behandling kan vi inte tillhandahålla produkterna och tjänsterna.

Identifiering
Ändamål: Vi behandlar personuppgifter i samband med leveranser och kommunikation med dig. Vi använder då dina personuppgifter för att säkerställa att du är den person vi har ett avtal med och att information vi skickar verkligen är avsedd för dig. 

Rättslig grund: Berättigat intresse. För att säkerställa att vi inte levererar produkter och tjänster till dig som kund till Copiax och inte till tredje part som utger sig för att vara dig.

Produkt/affärsutveckling
Ändamål: Vi behandlar data för att utveckla, optimera och hantera vår verksamhet i form av våra tjänster, produkter samt våra processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov. 

Rättslig grund: Berättigat intresse. Våra berättigande intressen för denna behandling är att optimera våra tjänster, produkter och processer för att långsiktigt tillgodose de bästa tjänsterna till våra kunder. För att tekniskt kunna utveckla våra tjänster kan vi komma att använda Kunduppgifter som till exempel typ av uppkopplade enheter, webbläsare och även information om hur du interagerar med våra tjänster, exempelvis vilka funktioner du använder och vilka knappar du trycker på.
Vi använder oss av Google Analytics för se hur våra tjänster används.

Marknadsföring
Ändamål: Vi behandlar olika typer av data för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster direkt till dig. För dessa ändamål kan vi kommunicera med dig genom till exempel brev, sms, mms, telefon, e-post och via vår webb. Vi kan även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
För undvikande av missförstånd, all eventuell marknadsföring distribuerad med hjälp av dina personuppgifter är riktad till Copiax nuvarande eller potentiella kund eller leverantör och inte till dig som privatperson.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Våra berättigande intressen för denna behandling är att marknadsföra våra befintliga eller nya tjänster. För detta ändamål kan vi komma att använda kunduppgifter som till exempel namn, adress, telefonnummer, vilken tjänst du har samt viss användardata.

Efterlevnad av lagar
Ändamål: Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse. Exempel på behandling som kan förekomma för detta ändamål är lagring av faktureringsunderlag för att uppfylla vår skyldighet enligt bokföringslagen.

Hur samlas uppgifterna in?

• Vi samlar in uppgifter i samband med att du blir kund hos oss och själv lämnar uppgifter till oss. Vi samlar även in uppgifter när du i annat fall kommunicerar med oss till exempel för att få viss information eller när du väljer att svara på ett frågeformulär som vi har skickat ut till dig eller prenumererar på våra nyhetsbrev.

• Vi samlar in uppgifter som genereras när du använder någon av våra tjänster exempelvis sådan information som vi behöver för att koppla ditt samtal när du ringer eller förmedla ditt meddelande när du skickar e-post.

• Vi inhämtar uppgifter från andra källor som t.ex. kreditupplysningsföretag.

• Vi samlar in uppgifter genom att våra webbsidor använder cookies och Google Analytics som samlar in information på och från din webbläsare.

Vilken information vi samlar in om dig beror självklart på vilken/vilka av våra tjänster som du använder.

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad vi behöver. De uppgifter som vi samlar in och som genereras när du använder våra tjänster och produkter behandlas för olika ändamål. De sparas därmed också under olika långt tid beroende på vad de ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.

• Om vi inte anger något annat nedan sparar vi de flesta av dina Kunduppgifter så länge som du är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) efter maximalt 12 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).

• Kreditupplysningsinformation raderas efter maximalt 3 månader från inhämtande.

• För att kunna avhjälpa eventuella fel på den produkt eller tjänst du har beställt och förbättra tjänstens funktioner sparar vi uppgifter i maximalt 6 månader.

• För att kunna begränsa skada från och förhindra internetbedrägerier samt spridning av skadlig kod (virus, trojaner, m.m.), sparar vi i tre veckor IP-adresser. Under samma tid sparar vi även sådana uppgifter för att undvika överbelastning och kontinuerligt kunna öka kapaciteten för tjänsten och förbättra tjänstens funktioner. Sådan information sparas i maximalt 6 månader.

• De uppgifter vi har på grund av en rättslig förpliktelse sparas så länge som den aktuella lagen kräver.

Till vem lämnas uppgifterna ut?

Samarbetspartner
Om du deltar på någon aktivitet som arrangeras i Copiax regi kan vi komma att skicka dina personuppgifter vidare till t.ex. hotell, eventbyrå eller liknande. Vi kan även komma att skicka dina personuppgifter till Copiax leverantör om du har deltagit i en av Copiax arrangerad aktivitet tillsammans med leverantören.

Överföring till tredje parter och tredje länder
Vi kan komma att dela personuppgifter med tredje parter för de ändamål som förklaras ovan. För undvikande av missförstånd, vi kommer inte dela personuppgifter med tredje parter på ett sätt som möjliggör för sådana tredje parter att använda personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål i relation till dig såsom privatperson, endast till dig i egenskap av representant för en av Copiax nuvarande eller potentiella kunder.
Vi kan komma att överföra personuppgifter till ett land utanför EES, men vi kommer i sådant fall inhämta ditt samtycke först, eller säkerställa att överföringen är laglig och säker genom att vidta andra åtgärder.
Som ovan nämnts, kom ihåg att denna Sekretesspolicy inte gäller någon personuppgiftsbehandling som du kan vara ansvarig för som en följd av användning av våra tjänster, inklusive Copiax Online, Assistenten PRO, Spinner, CopiApp, Copticon. Du, eller den part du representerar, är alltid ansvarig för att din personuppgiftsbehandling sker i enlighet med tillämplig lag.

Övriga
Om du har lämnat ditt samtycke kan vi även i andra fall än vad som anges i punkterna ovan komma att lämna ut dina personuppgifter till närstående bolag och samarbetspartners som till exempel underlag för marknadsundersökningsbolag.

Hur skyddas uppgifterna?

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, förenliga med branschstandard, för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från att obehöriga får del av den. Endast en begränsad andel anställda har tillgång till informationen om dig och deras hantering av informationen är reglerad.

Dina rättigheter?

Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter som till exempel när och hur dina personuppgifter behandlas och varför. Du har dessutom rätt att i vissa fall få ut dina personuppgifter eller få de rättade eller raderade. Nedan listar vi upp vilka rättigheter du har och hur du kan nyttja dem.

Rätt till tillgång 
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar (ett så kallat registerutdrag). Begäran om sådant utdrag ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till som exempelvis Kunduppgifter. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer vi lämna en motivering till dig. Observera att vi endast lämna ut sådana uppgifter som vi med säkerhet vet tillhör dig. Begäran skickar du till Copiax AB via fysisk post. Adressen hittar du i footern på sajten. Märk kuvertet "Registerutdrag".

Rätt till rättelse 
Vi ansvarar för att de personuppgifter som vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Märker du dock att vi har felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att vi rättar sådana uppgifter. Du har också rätt att komplettera med sådana personuppgifter som du anser saknas och som är relevanta med hänsyn till det ändamålet vi har med behandlingen av dina personuppgifter. Om uppgifterna har rättats på din begäran kommer vi se till att informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till om att uppgifterna har rättats. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig vara omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. På din begäran kommer vi att informera dig om till vem rättelsen har lämnats ut.

Rätt till radering
Vi sparar dina kunduppgifter så länge som det företag du representerar är kund hos oss. När avtalet mellan oss har upphört raderas de (eller anonymiseras) inom 12 månader, förutom då vi enligt lag är skyldiga att spara dem under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen).

Som kund har du alltid rätt att vända dig till oss och be att dina personuppgifter raderas. I följande fall måste personuppgifter raderas:

• Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som vi har samlat in och behandlar dem för.

• Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta samtycke;

• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att personuppgifterna behandlas;

• Om du motsätter dig den personuppgiftsbehandlingen som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigande skäl som väger tyngre än ditt intresse;

• Om personuppgifter inte behandlas enligt regleringen;

• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Om personuppgifter har raderats på din begäran kommer vi informera dem som vi har lämnat ut dina personuppgifter till om att denna radering har ägt rum. Vi kommer dock inte göra detta om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. På din begäran kommer vi också att informera dig till vem informationen har lämnats ut.

Rätt till begränsning av behandling 
Du har rätt att i vissa fall kräva att den behandling av dina personuppgifter vi gör ska begränsas. Med begränsning menas att personuppgifterna kommer markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas under tiden personuppgifternas korrekthet utreds.

Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot den behandling av dina personuppgifter som vi gör med stöd av intresseavvägning. I så fall behöver du specificera vilken behandling du invänder mot. Vid sådan invändning får vi endast fortsätta utföra behandlingen om vi kan visa att det finns tvingande berättigande skäl till att personuppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen. Om dina personuppgifter behandlas för marknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsreglering bör du anmäla detta till oss så fort som möjligt. Du kan även vända dig direkt till Datainspektionen och lämna in ditt klagomål.

Cookies

För att tillförsäkra oss om att du får den mest relevanta informationen och den bästa servicen när du använder våra och våra samarbetspartners onlinetjänster samlas information in genom så kallade cookies på din utrustning. Du hittar mer information om Cookies i de relaterade länkarna.

Kontaktuppgifter

Copiax AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas under varumärket Copiax AB. Vi bestämmer syftet med behandlingen och på vilket sätt den ska gå till.

Copiax AB (org. nr. 556096-5880)
Ellipsvägen 10
141 75 Kungens Kurva

Telefon: 010-471 78 00

Om du vill utöva dina rättigheter så som din rätt till rättelse, radering av personuppgifter, begära en begränsning av behandling, utöva din rätt till invändning, återkallande av samtycke, eller lämna synpunkter kontakta oss på privacy@copiax.se För registerutdrag se stycket om "rätt till tillgång".